Cuando son ya muchos los años que llevamos trabajando, nuestro archivo se va colmando de ficheros. Ya voy teniendo problemas para localizar archivos antiguos de manera rápida. A veces necesito abrir un archivo que hice hace años para coger algún elemento de diseño que pueda necesitar para algún trabajo actual. Mi pregunta es muy clara:
¿Podéis decirme cómo hacéis para localizar rápidamente los archivos que necesitáis? ¿Los archiváis por tipo de trabajo, por cliente, por años, por etiquetas?
Os prometo que esto ya empieza a ser un problema para mí y me gustaría saber una manera cómoda de archivar, identificar y encontrar los trabajos.
Gracias a todos los que respondáis.

Bueno la verdad es que desde mis inicios, es con orden.

Yo utilizo varios metodos de localizar un archivo....

mis trabajos los guardo de la siguiente forma por si te vale de algo, en un disco duro externo HDD1

Suelo guardar los trabajos año a año es decir creo una carpeta para el año...
año 2017
dentro de esa carpeta guardo una carpeta para cada cliente
Tornillos del Norte
dentro de esa carpeta creo los archivos con un codigo para cada trabajo
trj para tarjeta sbr para sobres etc seguido del nombre del cliente o una especificación concreta
sbr_DL_Tornillos del norte

al finalizar el año cierro esa carpeta y abro otra nueva, la verdad grabo dvd con por un lado por seguridad¿¿?? y creo una copia en otro disco duro externo HDD2
algo así lo etiqueto como:
dvd_2017-A-D [para el dvd]
2017 para la carpeta en HDD externo


cuando no encuentro un archivo pongo a buscar el buscador de windows para ese disco duro externo...

por ejemplo si busco la tarjeta de Tornillos del Norte escribo algo así

trj_TOR*.*

y windows me devuelve la busqueda

J:/2014/TORNILLOS DEL NORTE/trj_TORNILLOS DEL NORTE_ADRIAN

tengo unos 25 años usando ese sistema y me va muy bien en cuanto a buscar algún archivo que se ha quedado atrás, si ya un archivo pasa de 3/4 años suelo dejar sólo la copia del DVD...

Un buen sistema es colocar la fecha al principio, tipo 2017-06-27 (o simplemente 20170627). Si los trabajos los ordenas por cliente y cada trabajo en una carpeta será mucho mas sencillo. La ventaja es que si buscas archivos, Windows los ordenará automaticamente en orden alfabetico, por lo que será el mismo orden que la fecha (por eso es importante que el año esté al comienzo, año-mes-dia)
Usando el ejemplo de Urrutia, el cliente seria Tornillos del Norte. Si generas una Orden de Trabajo, el nombre de cada carpeta podría ser el numero de Orden, en caso contrario podria ser el tipo de trabajo

- Carpeta: Tornillos del Norte
- Sub-carpeta: Folletos
- 2017-06-27 Tripticos Tornillos del Norte

Gracias a los dos por vuestra respuesta. Yo uso un sistema parecido al que comentas, Ariel. Titulo el trabajo con el día-mes-año en que lo comienzo, creo una carpeta con ese mismo nombre donde guardo el proio trabajo, así como versiones anteriores, textos y7fotos auxiliares, etc. Luego, en una libreta, junto a ese mismo nombre de carpeta, detallo de qué va el trabajo. El problema es que de esta manera dependo de lo que escribo en esa libreta, porque a veces me resulta difícil definir en muy pocos caracteres (los que me permite windows) de qué va el trabajo. Muchas veces no es solo un "cartel" o un "logo", sino un trabajo más complejo o más difícil de catalogar. Yo lo que querría es prescindir de las libretas, por si alguna vez las pierdo.
Por cierto, es cierto que ha aparecido en el foro un troll.

Desde luego que una libreta no es el mejor método. Puestos a escribir notas, seria mejor un archivo de texto en la misma carpeta, pero CorelDARW incluye la posibilidad de guardar esa informacion en el archivo mismo, tanto al guardar (en el cuadro de dialogo hay varias casillas que puedes llenar) como tambien en el menu Archivo / propiedades del documento. La informacion es la misma. Y la ventaja es que no necesitas abrir el archivo, lo seleccionas con el boton derecho / Propiedades y puedes leer esa informacion
Naturalmente, depende de la forma de trabajo de cada uno, la idea es trabajar lo mas comodo posible y con el menor esfuerzo para optimizar el tiempo

Esperaba una respuesta así. Muchas gracias, Ariel. Y ahora voy a hacer una pregunta que puede parecer tan básica que hasta me da un poco de vergüenza. Vamos a ver. Si yo relleno esas casillas adicionales para etiquetar o definir el archivo (asunto, etiquetas, comentario...), ¿dónde y de qué manera puedo buscarlo? Desde el explorador de archivos solo puedo encontrar el nombre del archivo, no toda esa información adicional.

Eso es un problema de Windows, en versiones anteriores de Windows (XP por ej) era posible buscar por "metadatos" que es como se le conoce a esa informacion extra en todas las carpetas pero ahora, por cuestiones de seguridad por defecto viene desactivado, solo para las ubicaciones "indexadas". Pero puedes cambiar esa opcion, en una ventana de Windows, Herramientas/opciones de carpeta/buscar y eliges que busque en el contenido en todas las carpetas (la otra opcion es agregarlo al indice para que esa carpeta quede indexada). De esa manera, si en Windows buscas una palabra clave te hallará ese archivo.

Gracias. Haré algunas pruebas.

Buenas,

Yo hago lo mismo que dice el compañero Urrutia:

"Suelo guardar los trabajos año a año es decir creo una carpeta para el año...
año 2017
dentro de esa carpeta guardo una carpeta para cada cliente
Tornillos del Norte
dentro de esa carpeta creo los archivos con un codigo para cada trabajo
trj para tarjeta sbr para sobres etc seguido del nombre del cliente o una especificación concreta
sbr_DL_Tornillos del norte"

Guardo por años, y luego por tipos de trabajos, tripticos, tarjetas, mockups, logos, cartas bar, flyers, etc...
Incluso por clientes, en caso de que te venga bien a ti.

Hace casi dos años un coforista planteó un problema parecido, y se subieron varias soluciones que pueden ser útiles:

viewtopic.php?f=4&t=16186

NESTOR DE ZAPALA

Gracias. Voy a echarle un vistazo.